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やりかけのことがいくつもある!職場のマルチタスクストレスを生き抜くには

レジリエンスについての記事を読んで、マインドフルネスは職場を離れて個人的に取り組むものなのかな?と思った人はいませんか。仕事でのストレスを減らすことも必要です。普通に働いているだけなのに、どうしてこんなに疲れるのでしょうか。
仕事のやり方を振り返ったとき、こんなことはありませんか。

組織で働くことは、割り込まれること

PCで資料を作成していたら、内線電話がかかってきました。電話の主は、外回り中の営業担当者。ネットワーク接続ができないので、代わりに社内の顧客データベースからデータを急いで抽出してほしいと言っています。あなたは電話を肩と耳の間に挟んで、作りかけの資料を一時保存します。

データベースの読み込みにはしばらく時間がかかるので、検索条件を聞きます。日付や固有名詞が入っていて複雑なので、メモを取ることにします。机の上にメモ帳があるはずなのに、見当たりません。隣の席の人が機転を利かせてメモ用紙を渡してくれます。目で感謝を伝えてからメモしていると、ようやくデータベースのログイン画面が表示されました。

パスワードは毎日ランダムな値が割り当てられます。システムから自動的に送られてくるメールに記載されたパスワードをコピペしてログインすると、電話の主を無言のまま待たせていることに気づきます。「すみません。わかり次第、折り返しかけます」と言って電話を切ります。

電話がかかってきてからたかが3分だったのに、何と忙しかったことか。ここから頼まれたデータを抽出し、営業担当者に電話で伝え、そして元の資料作りに戻らなくては。考えるだけで気が重くなります。

割り込み作業は、組織で働いていれば、誰にでも起こり得ます。集中して何かに取り組んでいるときに中断されるのは、誰にとっても嫌なことです。他のことをたった3分しただけで、書こうとしていたことを思い出したり、やる気を再び出したりするのに、それ以上の時間がかかりそうです。そんなあなたも困ったときには誰かに割り込みをしているはず。

マルチタスクは手段。目的ではない

人が一度に色々なことを同時に行う状態を「マルチタスク」と呼ぶことが一般的になりました。元のIT用語であるマルチタスクは、時分割多重処理とも言います。コンピュータが複数のタスクを細切れにして少しずつ進めることで、まるで同時にすべてこなしているかのように見せかけます。ここで「自分すごい、効率良くこなせてる」と嬉しくなることがあるのは人間だけかもしれませんが。

さて、コンピュータがマルチタスクをすると、CPU使用率が上がって動作が鈍ったり、発熱したりします。人も、限界を超えるとそれ以上考えられなくなったり、イライラして叫んだりします。マルチタスクによって脳が老化する、いや認知症予防には脳トレになっていいんだ、と諸説ありますが、脳に負荷をかけることに変わりはなさそうです。

複数のことを同時にこなしていると、一つ一つのことに労力をかけられなくなります。すべて問題なく進んでいるときは気になりませんが、一つのことが上手く行かないと、途端にすべてのことが上手く行かなくなります。真面目な人ほどくよくよしがちです。ここは欲張らず、一度に抱えるタスクの数を減らそうではないですか。では、冒頭の例は、どのように変えられるでしょうか。

――l  電話やメッセンジャーを一時的に切る

一時的なら許されるはず。また、近くの人に話しかけられて集中が切れることで悩んでいるなら、ヘッドホンやイヤホンをつけておくと、ワンクッション置けて便利です。

周りの人に負荷分散して自分が楽になれるのも組織ならでは。

――2  問い合わせがあなたに集中しないよう、事前に担当者を複数人紹介しておく

社内で普段から話しかけられやすい人は、社外からもよく狙い撃ちされます。ここは一つ、「10時から昼休み前までは電話対応を代わってもらってもいい?」と隣の人に頼んでみましょう。

自分の体の使い方にも気を配ってみます。

――3  電話で話しながら追加ですることは、1つだけにする

耳と口は電話、目はPCの画面、手はキーボードとメモ用紙。そのときは夢中でも、後で疲れが押し寄せます。電話自体、離れた相手と声だけでコミュニケーションを取るという負荷の高い作業なので、並行作業はなるべく減らしましょう。聞き逃しや言い間違いなども少なくなり、通話相手を安心させることにもつながります。時間が必要なときは、落ち着いてその旨を伝え、相手の判断を待ちましょう。

また、Skypeやハングアウトなどが導入されていれば、電話機がなくても、ヘッドセットつきのパソコンで通話できます。傍で電話機が鳴るよりも、画面上にポップアップが出る方が集中力が途切れないという人もいるのでは。

――4  物理的に職場からいなくなる

テレワークを推奨する会社が増えました。色々な人に話しかけられてしまって思考がまとまらないので、コワーキングスペースや自宅で集中して企画を練りたいといったようなときに有効です。

気をつけること

上で挙げたようなことはあくまで集中したい時間帯を小さく切り出して実践することです。メリハリをつければ誰にも失礼に当たりませんし、スケジューラーに前もって入れておくことで計画的な作業時間であることをアピールすることもできます。困ったときにお互い様だからと気持ち良く助け合えるよう、各自が自分だけの時間も守る仕事の組み立てを心がけましょう。

著者情報

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DIP編集チーム N

巷の情報格差を埋めたいと言って未経験からIT業界に乗り込み十数年。情報を受け取る個人だけでなく、情報を提供する側の努力も求められると考えるようになった。それでいて、PCの操作に困った母親を助ける役割が自分からサポセンのスタッフ(日本語が母語でない)へと移り、驚きや感謝と共に一抹の寂しさも感じている。歌の歌詞をなかなか覚えられず、絶対音感を持て余し気味。

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